Los últimos quince años me desempeñé -principalmente- en la gestión de distintos tipos de proyectos, generalmente de consultoría y servicios de Tecnología. Una de las primeras cosas que aprendí trabajando en la gestión de la operación de este tipo de proyectos es que, en realidad, lo que se está comercializando son “horas hombre” (es decir, las horas de los consultores o especialistas que ejecutarán los proyectos). Lejos de meterme en la gestión particular de cada uno de los negocios del lector, y más allá de la obviedad que acabo de mencionar, la idea de este artículo es brindar una introducción al cálculo de las horas productivas que cada equipo de trabajo tiene o, al menos, podría llegar a tener.
Sé que es obvio, pero créanme que esta simple aclaración no siempre está de más. De hecho, la necesidad de escribir este artículo nació conversando con un Comercial (vendedor) hace algunos meses cuando me pidió que confeccionara una cotización de cuatro consultores para un proyecto durante el plazo de un año. Mi interlocutor agarró un marcador y anotó en el pizarrón:
“$$ x 160 x 12”
(Valor hora multiplicado por 160 horas mensuales multiplicado por doce meses).
Después de escribir esto, me dice:
– Decime el valor hora así ya sacamos el monto anual por consultor y solo nos restaría multiplicar por la cantidad de consultores que el cliente requiere.
Para hacer una estimación rudimentaria este acercamiento hubiera sido suficiente, pero hagamos el siguiente análisis:
¿Cuántos meses del año tienen 4 semanas? (Se estima 160 horas laborales por mes, ya que son 8 horas por 5 días a la semana por 4 semanas al mes). Generalmente pensamos el mes en 4 semanas, pero solo hay entre 7 y 8 meses del año que tienen 4 semanas: el resto son de 5 (es decir, 200 horas laborales). Para hacer la cuenta fácil (la más profunda tendrá que hacerse año a año), vamos a hacer de cuenta que tenemos 4 meses de 5 semanas (o 200 horas) y 8 meses de 4 semanas (o 160 horas).
Sacando el promedio anual, nos da que tenemos el equivalente a 173 horas mensuales.
Ahora que tenemos claro el promedio mensual de horas totales y teóricas de una persona (que trabaja 5 días a la semana, 8 horas cada día) a lo largo de un año, entramos en una discusión más sensible:
¿Cuántas de esas horas son productivas? O dicho de otra manera:
¿Cuántas de esas horas son recuperables ya que serán facturadas a los clientes?
Para conocer las horas productivas hay algo que tenemos que saber, y es que no existen consideraciones genéricas ya que cada compañía tiene sus particularidades que hacen único su diseño de productividad. Lo que voy a intentar hacer es definir la base de la cual partir. Al promedio de horas mensuales que ya conocemos será necesario que le restemos las Vacaciones y licencias (por enfermedad, estudio, etc) que se estima en 20 jornadas (laborales) al año.
Cuidado:
Será necesario ajustar este punto dependiendo la cantidad de vacaciones que le corresponde a cada uno de sus empleados, si es estudiante, tipo de posición, licencias especiales, maternidad y/o paternidad, etc.
Siguiendo el ejemplo, y pasando a horas dichas jornadas (20 x 8), es necesario dividir esas 160 horas mensualmente (13) para poder hacer un prorrateo. Hasta acá, tenemos un parcial de 160 horas productivas (las 173 originales menos las 13 horas por ausencias).
El punto que sigue es el más complicado de todos, ya que toma en consideración la capacidad productiva de la compañía. Salvo que se haya implementado algún tipo de estándar o política de mejora de calidad y productividad, es probable que se cuente con un promedio del 60% de capacidad productiva, es decir que la base total de horas productivas es de 96 [horas] por cada integrante del equipo.
Para resumir:
¿Cómo miden la productividad en tu organización? Me gustaría que me cuentes un poco.
NOTA: Cuándo el modelo de negocio de la empresa es “vender” consultores full time o porciones equivalentes, se utiliza como parámetro las 173 horas mensuales promedio, siendo el cliente el que deberá optimizar y mejorar para incrementar las 96 horas netas, especialmente en los modelos de “Staff Augmentation” que están tan de moda. Es por esta razón que cada vez más se contratan proyectos llave en mano en lugar de recursos a tiempo completo, para evitar caer en costos adicionales que no aportan valor.